Зимой 2009 г. Cisco поручила аналитической компании Forrester Consulting провести
исследование с целью помочь европейским организациям сократить затраты и
нейтрализовать риски, связанные с утилизацией отслуживших компьютеров и
оргтехники. Долгое время этим вопросам не уделялось должного внимания. Теперь, однако, европейские
организации вынуждены пересматривать существующую практику под давлением таких,
например, обстоятельств, как необходимость более строгой защиты данных и
соблюдение природоохранного законодательства. Свидетельство тому – публикации о
случаях неправильной утилизации старой техники, стоивших организациям многих
тысяч и даже миллионов евро и фунтов стерлингов в виде штрафов и расходов на судебные
разбирательства и реабилитацию деловой репутации:
«В старых компьютерах обнаружены секретные сведения, позволяющие сбивать
межконтинентальные ракеты, а также подробности банковских счетов и документы национальной
службы здравоохранения» (выпуск новостей Би-би-си, май 2009 г.).
«Сервер, проданный с аукциона, содержал номера социального страхования
более 5.000 человек» (DataLossDB.org, май 2008 г.).
«Уполномоченный [правительства Великобритании] по вопросам информации
объявил о введении штрафа в размере 500.000 фунтов стерлингов за
нарушение правил защиты данных» (журнал SC Magazine, апрель 2010 г.).
Результаты исследования Forrester Consulting, в ходе
которого были опрошены более трехсот европейских профессионалов в сфере информационных
технологий и бизнеса, позволяют сделать вывод о том, что несовершенные процессы
утилизации отслужившей техники создают финансовые, нормативные и репутационные
риски. Речь идет о том, что:
методика утилизации определяется финансовыми и нормативными
требованиями, а также необходимостью
обеспечения бесперебойного функционирования бизнеса. Среди
проблем, связанных с утилизацией устаревшей вычислительной техники,
респонденты назвали финансирование текущих затрат, а также необходимость соблюдения
правил защиты данных и обеспечения бесперебойного
функционирования бизнеса. Это, в свою очередь, вызывает необходимость
совершенствования методов обращения с отжившей техникой. Например, за счет
доработки правил утилизации одно крупное
государственное учреждение рассчитывает сэкономить более 700.000
евро по статьям текущих затрат и выручить свыше 100.000 евро в зачет
стоимости старого оборудования при приобретении нового. Европейским
организациям не следует упускать из виду и прочие важные факторы, такие
как необходимость соблюдения законодательства об охране окружающей среды и
совершенствования практики применения «зеленых» информационных технологий,
поддержание позитивной репутации и улучшение общего управления жизненным
циклом ИТ-активов (ITALM). Управление утилизацией — наименее зрелый из всех
процессов ITALM. Будучи составной частью более широкой практики
ITALM, управление утилизацией зачастую оказывается обделенным вниманием,
особенно, в сравнении с другими процессами, такими как закупки, финансовое
управление и текущая деятельность. Европейские организации не только
считают вопросы утилизации наименее важными и наименее проработанными, но
и вспоминают о них в последнюю очередь при внедрении новых технологий и практики «зеленых» ИТ.
Сроки, причины и способ окончательной утилизации
различны для разных категорий устаревшей техники. Хотя
по степени зрелости управление
утилизацией в целом отстает от других процессов ITALM, уровень развития
методик утилизации разных категорий техники в европейских организациях
вполне сопоставим. И это при том, что, в зависимости от категории
оборудования, сроки его службы заметно разнятся. Например, 32% мобильных
телефонов достигают этапа утилизации через год-два, но за такой же период времени
в утиль отправляется лишь 11% отслужившего сетевого оборудования.
Аналогично этому разнятся причины и способы окончательной утилизации в
разных категориях техники и даже в разных странах. Например, в Германии
все категории оборудования обновляются чаще, чем в любой другой европейской
стране. И если среди серверов и систем хранения данных 19% утилизируемых
компонентов уничтожаются физически, то среди ПК, мониторов и периферии аналогичным
образом утилизируется лишь 7% оборудования.
Обращение с отслужившей техникой
—
ключевой аспект
управления жизненным циклом ИТ-активов.
Ответственность за утилизацию четко обозначена в
организационной структуре. Все практические аспекты ИТ
предполагают наличие ответственной стороны, и это в полной мере относится
к управлению утилизацией с учетом роста
его способности снижать риски и избегать ненужных затрат. В подавляющем
большинстве европейских организаций вся ответственность за утилизацию
возлагается на одно лицо или одну группу сотрудников. При этом, однако, существует
некоторый разброс в разных странах и отраслях. Европейские организации полагаются на поставщиков
услуг утилизации. Европейские организации активно пользуются услугами компаний,
специализирующихся на логистическом сопровождении, окончательной
утилизации и других видах деятельности. В числе поставщиков подобных услуг
– производители оригинального оборудования (OEM), торговые посредники и партнеры
OEM-производителей, а также сторонние организации. Наибольшее внимание при
выборе поставщиков таких услуг европейские организации уделяют соблюдению правил
защиты данных и охране окружающей среды, а также практике экологически
ответственной утилизации, стабильности поставщика и номенклатуре видов
техники, с которыми тот работает. В этом контексте организации ожидают от такого
рода поставщиков способности гарантированно уничтожать конфиденциальные данные,
перерабатывать или уничтожать отслужившую технику, принимать и вывозить такую
технику с объекта заказчика.
Грамотная
оценка — первый шаг к усовершенствованию
Низкий уровень зрелости процессов утилизации отслужившей техники чреват
для европейских компаний финансовыми,
нормативными и репутационными рисками. Планируя усовершенствование подобных
процессов, организация первым делом должна четко понять, что именно нуждается в
улучшении, за счет правильной оценки своих внутренних возможностей и возможностей
поставщиков услуг, на которых они полагаются. В помощь специалистам по ИТ и другим
заинтересованным сторонам компания Forrester разработала таблицы по оценке:
человеческих ресурсов, привлекаемых для утилизации. Организациям следует поручать
утилизацию конкретному лицу или группе сотрудников, ставя четкие задачи,
которые те должны будут выполнять при поддержке вышестоящего руководства; процессов управления утилизацией. Процессы,
связанные с утилизацией, необходимо
оптимизировать на всех этапах — от идентификации техники до
определения способа окончательной утилизации; технологии управления утилизацией. Организации
должны автоматизировать процессы, отчетность и интеграцию с поставщиками
услуг по управлению утилизацией; поставщиков услуг по управлению утилизацией. Организациям
следует провести сравнительную оценку поставщиков услуг по управлению
утилизацией. Наряду с общими критериями (сертификация в области
информационной безопасности и охраны окружающей среды, стабильность
поставщика и его географическое присутствие) необходимо оценить состав
предлагаемых услуг (уничтожение данных, прием и вывоз техники, наличие
ресурсов для переработки и сбыта на вторичном рынке).
Полный текст отчета доступен по адресу
http://newsroom.cisco.com/images/2010/Cisco-Thought-Leadership-Paper.pdf.