Налог на доходы физических лиц – то, с чем сталкивается каждый работодатель. И не имеют значение масштабы организации: будь то ИП с тремя сотрудниками или огромный холдинг с тысячами рабочих.
НДФЛ налоговый агент (работодатель) обязан перечислять за всех сотрудников с сумм дохода, источником которого он является. И тут возникает масса вопросов, вызванных как разным толкованием закона, видением налоговой службы данного вопроса и видами выплат сотруднику.
Давайте разбираться по порядку: в идеальном варианте мы перечисляем НДФЛ в бюджет, исчисленный с суммы заработка, в день когда:
Получаем наличные деньги в банке для выплаты заработной платы,
Перечисляем заработную плату на лицевые счета работника,
В день, ближайший за днём выплаты заработной платы из кассы организации за счет выручки.
В данном случае ни у работодателя, ни у налоговой, пришедшей с проверкой в организацию, ни, уж тем более, у работника не возникает никаких вопросов.
Но стоит немного отклониться от идеальной практики и перечислить НДФЛ на пару дней раньше, чем перечисление заработной платы работникам! И вот налоговый орган, выявивший данный факт, уже готов на организацию наложить штраф. Возникает резонный вопрос: «Почему?» А все потому, скажут они, что есть статья 226 НК РФ, пункт 4 которой гласит: «Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты», а пункт 9 этой же статьи НК РФ гласит: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается». А Вы, перечислив налог прежде перечисления заработка работнику, выплатили НДФЛ из средств организации, а не средств работника, и данный платеж не может считаться уплатой налога в бюджет.
Но опытный бухгалтер организации всегда помнит про статью 226 того же НК РФ, пункт 6, который в свою очередь гласит: «Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках».
Но если уж налоговый агент задержал уплату налога в бюджет пусть даже на 1 день, это влечет за собой взыскание штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей уплате. При этом не имеет значение, на какой срок задержан срок перечисления НДФЛ. Бывает и такое, что работодатель в один из периодов решает перевести большую сумму налога, нежели нужно. Обуславливая это тем, что заплачу впрок, пока есть деньги. Лучше не стоит. Из-за отсутствия единого мнения у налоговой службы на этот вопрос, переплата не идет в зачет следующего месяца. Поэтому платить стоит столько, сколько подлежит уплате в текущий период.
Наиболее распространенные случаи, требующие внимания к срокам перевода НДФЛ.
Перевод сумм налога с отпускных сумм работника. Особенно остро встает вопрос в отпускной сезон. И тут закон требует, чтобы за 3 дня до начала отпуска были перечислены отпускные деньги работнику. Но помимо отпускных сумм в этот же день налоговый агент должен перевести и сумму НДФЛ в бюджет с данных выплат. Да, в отпускной сезон работы прибавится, но таково уж требование закона. Так же обстоят дела и с окончательным расчетом работника при увольнении: все перечисления день в день.
Немного проще обстоят дела с перечислением налога с сумм больничных работника. В этом случае работник финансового отдела организации может дождаться дня ближайшего перевода денежных средств сотрудникам организации и вместе с ними уплатить налог с больничных листов. Будь то день перечисления аванса или заработной платы.
Еще один случай, когда нужно помнить про НДФЛ. В случае смерти сотрудника НДФЛ на его доход в месяце наступления случая не исчисляется. И, соответственно, не переводится.
В любом случае, чтобы избежать траты времени на споры с налоговыми органами, и траты денежных средств на уплату штрафов, лучше платить НДФЛ день в день с перечислением дохода работникам.