Планирование в креативном агентстве является неотъемлемой частью управления, потому что у творческих людей есть специфика характера и особенности отношения к работе и срокам ее реализации. Как правило, если на задачу отведено пять дней, то большинство сотрудников начинают ее делать на третий день. Но налаженная система планирования и отчетности позволяет «подтолкнуть» их к началу работы раньше - в итоге, вся деятельность агентства становится более эффективной. Прописанные бизнес-процессы и предусмотренная система поощрения и наказания позволяет воздействовать на сотрудников и «управлять талантами», что всегда непросто.

Всерьез задавшись вопросом планирования и контроля проектов на разных этапах, мы около года назад перевели весь процесс управления в нашем агентстве в on-line систему управления проектами Worksection. Оказывается, что на региональном рынке такие системы управления – это новинка. Нам известно, что в Одессе ни одно крупное рекламное и производственное агентство, теле- и радиокомпания или production-студия не использует подобную систему. Кроме того, оказалось,  что и у некоторых наших клиентов система менеджмента является узким местом. К сожалению, в Одессе среди бизнесменов много консерваторов. И они не всегда готовы вводить инновации в работе своих компаний или приобретать новые для себя навыки, в том числе учиться работать в программе планирования проектов. Поэтому на этапе проведения переговоров с клиентом, до заключения контракта, мы объясняем, что работаем только в Worksection. Те клиенты, которым удается объяснить удобство работы в подобной программе или те, которые чувствуют необходимость контролировать агентство, получают возможность видеть все промежуточные результаты, могут отслеживать каждый шаг сотрудников агентства по своему проекту. Отпадает необходимость в протоколировании, отчетности, эта программа заменяет почту, скайп, звонки или icq. И последнее время мы заметили такую особенность: когда наши новые клиенты сталкиваются с  такой системой управления, они внедряют ее в своих компаниях. И мы рады этим инновациям на региональном рынке. Таким образом, наряду со светлыми идеями в области маркетинга и креатива, мы приносим нашим клиентам еще и решения в области менеджмента.

Worksection – это лишь пример системы управления проектами. Использование подобных on-line сервисов является показателем высокого уровня агентства. Сегодня все сетевые рекламные агентства и крупные production используют подобные системы. Ипользование Worksection упрощает управление креативным агентством. Сегодня достаточно сделать несколько кликов, чтобы проанализировать текущую ситуацию по любому проекту или сотруднику. Это помогает строить долгосрочные планы по новым проектам, оперативно реагировать на какие-то форс-мажорные ситуации, оптимизировать работу сотрудников и своевременно подключать людей, работающих с нами удаленно. Эта система позволяет поставить необходимое количество контрольных точек, отследить комментарии задействованных в проекте людей и контролировать весь процесс работы. Помимо этого, видя, сколько часов уходит у каждого сотрудника на те или иные задачи, мы можем считать себестоимость проекта, и, соответственно, сделать наше ценообразование для клиента прозрачным.

Разные уровни доступа к программе позволяют агентству проводить внутренние согласования, ограничивая для клиентов видимость некоторых комментариев и задач. А по некоторым проектам у нас есть клиенты, которые территориально находятся в разных городах, и такая единая on-line система позволяет успешно координировать выполнение различных задач. Кроме того,  система Worksection стала неким порталом и для общения в агентстве – это место, где мы общаемся по проектам, обсуждаем внутренние организационные вопросы, делимся полезными ссылкам и видео и даже проводим собрания on-line.

Также очень удобно, что переписка в системе является доказательной базой для рассмотрения конкретных случаев ошибок клиент-сервиса со стороны агентства или недочетов со стороны клиента. Иногда это является поводом для штрафных санкций для агентства или для клиента, который не вовремя выполнил какие-то задачи, порученные ему во время совместной работы по проекту. Это влияет не только на творческих сотрудников, а и на управленцев проектами –  account-менеджеров. И, помимо внутренней мотивации, у них появляется внешнее стимулирование в виде наблюдающего за проектом клиента.