ОТЗЫВ
по автоматизации управления сети розничных ювелирных
домов «Изумит» на базе «1С:Управление небольшой фирмой 8», выполненному
компанией Логен.
Сеть ювелирных домов «ИЗУМИТ» появилась
на российском рынке сравнительно недавно – в ноябре 2009 года, но уже в первые
дни работы магазины компании показали высокие показатели реализации и оборота
ювелирных изделий. Компания «ИЗУМИТ» является торговой сетью ООО «Ювелиры
Северной Столицы» - крупнейшего производителя и оптового распространителя
ювелирной продукции на территории РФ. Также компания «ИЗУМИТ» работает с рядом
других лидеров российской ювелирной отрасли. В 2009-2010 гг. открыто 16
магазинов розничной сети, всего за 2009-2014 г.г. планируется построить сеть из
80 магазинов по России.
С успехом компании актуализировалась
задача автоматизации финансового управления. Руководству необходимо видеть как
общие показатели компании, так и подробную картину по состоянию дел в каждом
розничном магазине, чтобы оперативно управлять бизнесом. Но внедрение
традиционной полномасштабной ERP-системы
потребовало бы существенных инвестиций в виде допфинансирования и трудозатрат,
плюс сильно возросла бы нагрузка на оперативную деятельность в период
внедрения. Нужно было
выстроить информационную систему «на лету», т.к. компания находилась в стадии
активного роста, но с существенным и гибким функционалом и возможностями для
дальнейшего развития. Для реализации задачи пригласили экспертов компании Логен.
Подрядчика
выбрали по причине профессионального опыта автоматизации компаний с
разветвленной организационной структурой. После анализа принято решение строить
корпоративную информационную систему управления предприятием на основе
программы «1С:Управление небольшой фирмой 8» с интеграцией с другими
программами «1С:Предприятие 8».
Финансовое
управление и бюджетирование на основе «1С:Управление небольшой фирмой 8».
Работа проходила в тесном сотрудничестве
экспертов Логен со всеми службами, сделано:
a)
Ведение
бюджетов движения денежных средств. Составление бюджетов, прохождение цепочки
согласования и утверждения.
b)
Выписка
заявок на расход денежных средств с проверкой на соответствие строкам бюджета
по статьям движения денежных средств (ДДС). Реализована возможность
распределения в заявке суммы оплаты по ЦФУ (центры финансового учета). После
формирования платежного поручения (по утвержденным заявкам) и переноса данных
выписок из системы клиент-банка система автоматически разносит фактические
платежи по ЦФУ на основании данных заявки. Таким образом получается факт
расхода ДДС по центрам учета.
c)
Настроена
простая цепочка согласования заявки:
·
Инициатор
– выписывает заявку, передает на утверждение финансовому директору.
·
Финансовый
директор (ФД) либо утверждает заявку, либо передает на согласование
генеральному директору, либо возвращает на уточнение инициатору.
·
Генеральный
директор – утверждает, отменяет, передает ФД на уточнение.
·
Финансовый
менеджер (его функции может выполнять ФД) – формирует платежные поручения по
утвержденным заявкам, заносит фактические данные по оплатам с использованием
механизмов загрузки данных из клиент-банка.
d)
Реализована
возможность планирование оплаты – составление графика платежей прямо в заявке
на расход ДС. Возможность составления долгосрочного графика платежей с
включением в оперативный платежный календарь;
e)
Сделаны
механизм оповещения по электронной почте и механизм более удобной работы
пользователей с документами планирования денежных средств;
f)
Сделана
отчетность по бюджетам ДДС и
план-фактный анализ исполнения бюджетов движения денежных средств.
Также в ходе проекта пришлось искать
решения по интеграции управленческой системы (1С:УНФ) и существующих систем
учета:
·
1С:Розница
8, в которой ведется учет продаж по магазинам компании;
·
1С:Бухгалтерия
предприятия 8 КОРП, в которой ведется бухгалтерский и налоговый учет.
Построение
на базе «1С:УНФ 8» единой информационной системы, интегрированной с программами
розничного учета и системой регламентированной отчетности.
Обычно при интеграции возникают многочисленные
проблемы синхронизации справочников и документов, возникает проблема
дублирования ввода данных, когда данные необходимо заносить сразу в несколько
учетных систем. Эти проблемы решались системно:
a)
Регламентировано
установлены единственные точки ввода информации, например, справочники
контрагентов, договоров вносятся в УНФ и переносятся в бухгалтерию;
b)
Единоразово
синхронизированы справочники управленческой и регламентированной систем (сделан
перенос существующей информации по контрагентам из 1С:Бухгалтерия КОРП в УНФ);
c)
Реализованы
обработки переноса данных о кассовых и банковских документах:
·
Касса
розничных магазинов переносится в УНФ из розницы (в разрезе ЦФУ);
·
Банк
ведется в УНФ и переносится в 1СБухгалтерия КОРП, причем учитывается то, что
сумма оплаты может быть разнесена по магазинам, – на основании одного документа
УНФ создаются несколько документов КОРП.
В настоящий момент информационная
система компании на платформе « 1С:Предприятие 8.2» находится в промышленной
эксплуатации на 20 рабочих местах в офисе и более 20 в сети розничных
магазинов, всем пользователям даны со разные права доступа в систему, кому то –
по компании в целом, кому то – только по своему магазину. Выполненный проект
позволяет руководству компании видеть единовременные данные оперативного учета
по всей сети из 16 розничных ювелирных домов и формировать регламентированную
отчетность. Учет продаж и формирование бюджетов по каждой розничной точке
позволяет вести аналитику и осуществлять обоснованное кратко- и долгосрочное
планирование, в т.ч. планирование открытия новых магазинов. Актуальные
количественные данные по результатам работы каждого подразделения дают основу
для будущих проектов по схемам мотивации кадров и оптимизации других участков
торгово-розничного бизнеса.
30 мая 2011 г.
Основной
изюминкой проекта является реализация финансового планирования и учета денежных
средств в разрезе ЦФО (центры финансовой ответственности - структурные
управленческие единицы, кто распоряжается своими частями бюджета компании) и
ЦФУ (центры финансового учета, где считаются затраты этих бюджетов) – попросту
детализация учета по каждому магазину и филиалу. Таким образом, сделан важный
шаг к управленческому учету в Компании в разрезе ЦФУ. Хочется отметить
внимательное отношение специалистов
Логен к интересам всех служб Заказчика и ответственный подход к решению
поставленных задач.
В.В. Константинов,
финансовый директор ООО «Изумит»
В
результате методологически грамотной работы консультантов Логен минимизированы
потери времени по вводу информации в несколько учетных программ. Получен
удобный и, самое главное, регламентированный механизм ввода данных. Мы обошлись
без закупки дорогой ERP, построив
систему на базовых программах 1С – 1С:УНФ, Розница, Бухгалтерия КОРП. Рекомендуем надежную работу специалистов
Логен для проектов компаний с разветвленной организационной структурой и
потребностями в интеграции различных деловых программ в единую систему.
А.В. Шпанский,
ИТ-директор ООО «Изумит»
