Компания «ТЕВА Украина» уже давно использует систему DIRECTUM и перед компанией «ЭРГО Консалтинг» была поставлена задача расширения функционала ECM DIRECTUM в части финансового направления. Данная функциональность предоставила Компании дополнительную оптимизацию внутренних процессов и снижение трудозатрат на согласование и проведение платежей.

Финансовый модуль системы DIRECTUM был расширен за счет реализации:

• Механизма обмена утвержденными счетами на оплату в ECM DIRECTUM с SAP ERP;
• Ведение бюджетных показателей в разрезе статей и центов затрат в ECM DIRECTUM;
• План-факт анализ бюджетных показателей.

Механизм обмена утвержденными счетами на оплату с SAP ERP, позволил в автоматическом режиме проверять наличие утвержденных счетов на оплату и передачи данных по ним в учетную систему SAP ERP. В результате, утвердив к оплате один или несколько счетов, в системе SAP ERP формируются данные для проведения фактической оплаты через Систему клиент-банк.

В свою очередь, система DIRECTUM, в рамках согласования счетов на оплату, в автоматическом режиме дополнительно проверяет границы дозволенных сумм, согласно статьям бюджета. Что дало эффект сокращения длительности проверки соответствия сумм, статей и других параметров согласуемых счетов с финансовым планом, а также повышения контроля соответствия сумм счетов бюджету Компании.

Применение такого рода информационных систем (ИС), позволяет в итоге получить компании:

• Автоматизированный контроль исключений, управление сроками и эскалацию прохождения счета, что сокращает стоимость процесса.
• Доступ к приложениям, контенту и историческим данным с использованием интуитивно понятного интерфейса позволяющего просмотреть оригинал первичного документа – счета на оплату, товарной накладной, акта выполненных работ и т.д.
• Классификацию счетов по типам, например: «заблокировано», «на утверждении», «оплачено» с последующей рассылкой уведомлений соответствующим сотрудникам.
• Отслеживание статуса прохождения счета, на каком этапе он находится, фиксация всех событий в системе для возможности дальнейшего аудита.
• Аналитическая часть позволит просматривать историю полученных счетов, произведенные оплаты, создавать отчеты по центрам затрат, статьям бюджета, внутренним заказчикам, др.
  
• Все счета независимо от того как они получены: отсканированы или по факсу, превращаются в электронные данные, исключая необходимость дальнейшей работы с бумагой.