Небольшой — численностью всего 20 человек — американской компании, специализирующейся на разведке нефти и газа, недавно пришлось решать  проблему, как поступить с данными, хранившимися на личном смартфоне увольнявшегося директора. «В буфере памяти его BlackBerry были не только семейные фотографии, но и деловая электронная переписка, а также всевозможные коммерческие контакты», — рассказывает руководитель Real-Time Computer Services  Дэвид Розенбаум (David Rosenbaum), сотрудничавший с этой компанией.

В упомянутой организации лишь недавно разрешили использовать собственные мобильные устройства, и практики урегулирования подобных ситуаций еще не было. Следовало ли в директивном порядке очистить все содержимое смартфона бывшего сотрудника, включая личные данные, или, поверив коллеге на слово, позволить ему самостоятельно уничтожить всю корпоративную информацию? Поскольку за долгие годы работы увольнявшийся директор снискал безоговорочное доверие владельцев компании, они пошли на риск, выбрав второй вариант.

Тренд BYOD (Bring Your Own Device –– «Принеси на работу свое устройство») набирает популярность, и игнорировать его невозможно. Данная концепция подразумевает, что сотрудники могут использовать для работы собственные смартфоны и планшеты вместо предоставляемых работодателем корпоративных устройств. Это движение ныне охватывает не только крупные коммерческие компании. Недавно техасская фирма iGR, занимающаяся рыночной аналитикой, провела исследование предприятий малого бизнеса. В ходе опроса 70% респондентов заявили, что применение BYOD в их компаниях стало неизбежным, поскольку этого требовали многие сотрудники.

Вместе с тем, по наблюдениям одного из клиентов Розенбаума, применение BYOD в малом бизнесе — задача непростая, требующая решения  многих вопросов, связанных с безопасностью и управлением: из-за нехватки ресурсов и персонала небольшим компаниям сложно контролировать и осуществлять поддержку разнообразных персональных устройств. «BYOD может существенно повысить продуктивность работы, — признает Эрве Данзело (Herve Danzelaud), вице-президент по развитию бизнеса калифорнийской компании Good Technology (специализируется на консалтинге в области безопасности устройств мобильного доступа). — Но над ее внедрением придется поломать голову».

Иными словами, необходимо заранее предусмотреть всевозможные проблемы и прописать алгоритмы их решения в корпоративной политике. Учитывая это, рассмотрим четыре основных сложности, связанные с внедрением BYOD в малом бизнесе, и оптимальные способы их преодоления.

Один из клиентов Розенбаума задался вопросом: что делать, если сотрудник забыл свой iPhone в аэропорту или просто уволился? Поскольку устройство остается подключенным к серверу, можно удалить, например, всю деловую переписку, но вместе с ней исчезнут и личные фотографии и тому подобные данные.

Оптимальное решение. Это именно тот случай, когда решающую роль играет корпоративная политика, и главное — определить владельца данных, хранящихся на устройствах сотрудников. В политиках должно быть четко указано, что увольняющиеся сотрудники обязаны удалять информацию со своих устройств. То же самое правило применимо к случаям, когда сотрудники теряют iPad или iPhone. Впрочем, можно использовать и другой подход, разделив корпоративные и персональные данные и защитив их разными паролями. Кроме того, сотрудников следует предупредить о необходимости создавать резервные копии личных файлов и даже научить, как это делать.

Но можно пойти и таким путем: не удаляя данные, запретить сотрудникам использовать корпоративную информацию за пределами компании. Однако этот подход неприемлем для таких отраслей, как здравоохранение, где приходится иметь  дело с конфиденциальной информацией, использование которой жестко регламентировано. В этом случае, по мнению Розенбаума, подобный риск не будет оправданным. Среди его клиентов есть врачебный кабинет, сотрудникам которого запрещено использовать собственные устройства, поскольку персональная информация пациентов строго конфиденциальна.

Поддержка разных типов мобильных устройств

ИТ-отдел вашей компании, вероятней всего, невелик или же его вовсе нет. Как в таком случае осуществлять поддержку устройств сотрудников, не нанимая новых работников и не увеличивая нагрузку на и без того занятый персонал?

Оптимальное решение. Все зависит от ресурсов компании: чем они скромнее, тем меньшую ответственность может взять на себя руководитель. Один из клиентов Розенбаума (бухгалтерская фирма со штатом 14 человек) недавно разрешил  сотрудникам использовать собственные устройства iPhone. Поскольку за поддержку смартфонов отвечает офис-менеджер, владельцы компании разъяснили сотрудникам, что им самим придется решать все технические проблемы.

Будет также нелишним ограничить количество устройств, которые можно использовать в офисе. Еще одно полезное решение — разработать и регламентировать перечень правил, которому сотрудники должны следовать при использовании в работе собственных устройств. В этом документе можно прописать любые алгоритмы, от использования проверки орфографии до вставки стандартной подписи в отправляемые письма.

Борьба с развлечениями

Если у сотрудников есть доступ к персональным устройствам с любимыми приложениями, то соблазн поиграть в рабочее время в Angry Birds заметно увеличивается.

Оптимальное решение. Руководитель компании должен четко объявить, для чего именно сотрудники могут использовать свои устройства в рабочее время. Впрочем, излишнюю строгость проявлять не следует: по словам Розенбаума, «это может негативно сказаться как на моральном климате, так и на продуктивности работы». Вместе с тем руководитель должен разъяснить подчиненным, что их основная задача — выполнять свои обязанности, не снижая эффективность работы компании.

В конечном же счете все зависит от того, насколько хорошо тот или иной сотрудник работает. «Если сотрудник справляется со своими обязанностями, мы закрываем глаза на то, как он организует свое рабочее время, — говорит Тим Фелан (Tim Phelan), операционный директор консалтинговой ИТ-компании InfoSystems  численностью 55 человек (Чаттануга, штат Теннесси). — Если коллега выполнил все поставленные перед ним задачи, почему бы ему не посидеть часок в Facebook?».

Еще один путь — сделать так, чтобы сотрудники использовали свои устройства максимально эффективно. С этой целью компания InfoSystems устраивает ежемесячные встречи, на которых коллеги обмениваются идеями по использованию персональных мобильных устройств. Так, один из специалистов отдела маркетинга недавно показал, как можно привлечь новых клиентов с помощью Twitter.

Искушение использовать связь с сотрудниками круглосуточно

Руководители знают, что сотрудники практически никогда не отключают свои мобильные устройства, что порождает соблазн звонить им во внерабочее время.

Оптимальное решение. В этом случае все зависит от руководителя, но злоупотреблять такой возможностью не стоит.