Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.

Инвентаризация - сложное дело. Ведь нужно не только соблюдать предписания официальных документов, но и учитывать "человеческий фактор".

Решение о проведении инвентаризации принимает собственник или от его имени администратор. Они могут поставить вопрос о подтверждении данных бухгалтерского учета или же выявлении имеющихся ценностей. В первом случае речь идет о том, что должно быть, во втором, что есть. Когда-то ученые люди говорили о диалектике должного и сущего.

Инвентаризация предполагает использование разных документов, как уже заполненных, так и специально составляемых. Если инвентаризаторы ищут должное, они весь упор делают на сличительные ведомости. Неслучайно мы можем найти даже в некоторых нормативных документах их отождествление с инвентаризационными описями.

Если же инвентаризаторы ищут сущее, они заполняют инвентаризационную опись, а о сличительной ведомости почти не думают. Во-первых, если на предприятии ведется только стоимостной (суммовой) учет, то все, что надо - это переписать и расценить наличность. В таких случаях может быть только опись, ибо натурального (количественного) учета нет и сравнивать сущее с должным нельзя.

Иное дело, если в бухгалтерии или на складе ведется натуральный (количественный) или натурально-стоимостной (количественно-суммовой) учет. Тогда вопрос о выверке ассортимента проверяемых ценностей выдвигается на первый план.

Зачем делать инвентаризацию?

Работа хлопотливая, нервная. Последствия могут оказаться печальными. А люди должны ее делать. Причин много, но есть одна, иногда важная, - поймать обманщиков. В других случаях инвентаризация легко может превратиться в формальность.

Однако раз уж работа делается, надо, чтобы она получилась хорошо. А это в данном случае означает, что между людьми, заинтересованными в инвентаризации, должна быть разделена ответственность. Эти люди составляют три группы:

·         те, кого проверяют - материально ответственные лица;

·         те, кто проверяет – инвентаризаторы;

·         те, для кого проверяют - это или сами собственники, или администраторы, действующие, как предполагается, но не совсем, очевидно, в интересах собственников.

Кто принимает решение?

Решение всегда должен принимать собственник. Но если это большая компания, то рядовой собственник плохо понимает, что такое инвентаризация, и зачем ее нужно делать. Реальный собственник, конечно, понимает и требует, чтобы во время аудита была проведена инвентаризация. (Что наши аудиторы часто не делают.)

Администрация большей частью организует инвентаризацию, но весь ее пафос слишком часто направлен на экономию трудовых затрат. Действующие нормативные документы в определенной мере подыгрывают этому нездоровому желанию. Чтобы всем было хорошо, а именно: чтобы документы были оформлены правильно, максимально убедительно и главное оперативно, чтобы по каждой позиции в ходе работы результаты были выявлены тут же.

Но это скорее имитация дела, чем дело.

Поскольку у инвентаризационной комиссии уже сразу есть бланк сличительной ведомости с графами учетных и фактических данных, то у нее и у администраторов, ее назначивших, предполагаются две возможности:

официальная - считается, что комиссия заполняет с натуры остатки, а потом бухгалтерия вносит учетные данные и выводит расхождения (недостачи/излишки);

реально спровоцированная - поступают более "рационально": перед инвентаризацией бухгалтерия заполняет графы учетных остатков, и во время ее проведения к ним просто подставляют то, что кладовщики предъявляют в требуемых количествах. Конечно, в отдельных случаях фиксируют недостачи, но очень редко излишки.

И тут выясняется самое страшное.

Оказывается, можно вообще не делать инвентаризацию, а достаточно в соседней графе продублировать числа учетных данных. И так делают. Все чаще и чаще.

Но те, кто действительно заинтересован в настоящей работе, так поступать не станут. Они заставят инвентаризаторов просто переписать все фактически предъявленное имущество и представят его в инвентаризационной описи.

Инвентаризационная опись состоит из отдельных листов, граф, итоги которых подсчитываются по каждой странице с тем, чтобы потом нельзя было что-то изменить. Все члены комиссии, включая материально ответственное лицо, подписываются под каждым листом. Но на практике достаточно часто последний лист не подписывается до выяснения окончательного результата. Это связано с тем, что в случае нормальной работы проверяемого лица всегда должна быть недостача. (Излишек хуже недостачи, так как свидетельствует о том, что при отпуске получателя ценностей обсчитали, обвесили и т. п.). Это связано, прежде всего, с так называемой естественной убылью, которая включает и нормируемые потери. Так вот, материально ответственные лица иногда пытаются спрятать от комиссии часть ценностей, но если выявленная недостача окажется больше возможной естественной убыли, то члены комиссии могут услышать радостно извиняющийся крик:

- Ой, я забыл предъявить ящик масла.

И предъявляет из укромного места этот ящик. Комиссия должна отразить этот ящик как излишек ценностей и не принимать его в покрытие от недостачи. (Хотя собственник имеет право зачесть его как пересортицу.) Пересортица может быть выявлена только при количественно-суммовом (натурально-стоимостном) учете, когда одни ценности оказываются в излишке, а других может не хватать.

Годовая инвентаризация

С тех пор, как появилась обязательная отчетность, возникло требование: реальность годового баланса должна быть подтверждена годовой инвентаризацией. Сейчас она предписана приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, который требует, чтобы годовая инвентаризация была проведена не ранее 1 октября, то есть в течение последнего квартала до завершения отчетного года. Но приказ не оговаривает, идет ли речь о том, что инвентаризацию нужно проводить по всей фирме на один фиксируемый момент, или же ее можно растянуть по подразделениям фирмы, или даже по ассортименту. Конечно, для крупных фирм, чтобы не срывать цикл их постоянной работы, значительно лучше второе решение.

Тут могут возразить, что за счет "переброски" ценностей возникнут условия для сокрытия недостач. Однако при умелой организации контроля такие неблагоприятные факты вполне могут быть выявлены. И, наконец, законодатель фиксирует период инвентаризации, но не ее срок.

Итоги

Если материально ответственное лицо не признает недостачи, то оно должно написать объяснение с изложением своих аргументов. В этом случае входящий остаток следует указать в прежней величине, а далее начинается сначала внутреннее разбирательство, в результате которого собственник может списать недостачу за счет предприятия (т.е. принять ее на свой счет). Если же этого не произойдет, то дело будет передано в суд. Суд своим решением или обяжет материально ответственное лицо возместить недостачу, или откажет в иске.

И тут надо сделать очень важное замечание о презумпции невиновности. Строго говоря, если инвентаризационная комиссия выявила недостачу, материально ответственное лицо может потребовать, чтобы администрация и доказывала его, например, кладовщика, кассира вину, и может отказаться писать объяснения, тем самым осложняя работу администрации по оформлению дел для последующего судебного разбирательства. Понимая это, составители договоров о материальной ответственности вольно или невольно закладывают в него презумпцию виновности. Это означает, что в случае констатации недостачи и тем более излишка ценностей материально ответственное лицо, а не администрация, должно доказывать свою невиновность.

Как и в любом деле, при инвентаризации решающее значение имеет заинтересованность в результате. Все группы лиц, имеющих отношение к ней, не очень любят, как говорили в старину, поднимать камни, под которыми спят змеи. Иными словами беда современной инвентаризации в том, что мало кто хочет знать правду и шуметь. Подлинные результаты администраторы слишком часто скрывают.